8 razões para fazer anotações de uma reunião

June 18, 2016

 

É bem comum ouvir os colaboradores de uma empresa dizendo que as reuniões de equipe são um verdadeiro desperdício de tempo e que atrapalham a produtividade pessoal. Pensando nisso, decidi fazer um breve check list que pode orientar os gestores, otimizar as reuniões e ganhar mais produtividade.

 

Se você já sentiu que uma reunião era improdutiva ou já ouviu um comentário semelhante ao desse funcionário, continue lendo o artigo de hoje e descubra como fazer reuniões mais produtivas e mudar esta situação!

 

Determine apenas um objetivo por reunião

Um dos erros mais comuns em reuniões é tratar de vários assuntos que não possuem uma conexão lógica. Isso acaba gerando discussões paralelas e desviando a atenção dos participantes para temas que não possuem uma grande importância naquele momento. Por isso, determine uma meta para a reunião e foque apenas nela!

 

Por exemplo, se o objetivo da reunião é criar uma campanha matadora de marketing, então os assuntos relativos a público-alvo, ideias criativas, canais de divulgação e metas das campanhas estão liberados. Já assuntos sobre problemas do time de vendas, dificuldades com o endomarketing ou a infraestrutura interna da empresa devem ser deixados para um outro momento.

 

Convide apenas quem interessa

Ter mais de seis pessoas em uma reunião pode ameaçar sua produtividade e comprometer seu objetivo, pois todos devem ser ouvidos e contribuir com a pauta da reunião. Convidar muitas pessoas pode dar a falsa sensação de que estamos coletando mais informações e ideias inusitadas que podem ser o diferencial para alcançarmos o resultado esperado ou que todos estão comprometidos com aquele objetivo.

 

No entanto, quanto maior o número de participantes de uma reunião, maior será a tendência das pessoas não se exporem e não contribuírem para ela. Sua equipe é muito grande? Que tal subdividir os grupos para facilitar o envolvimento?

 

Deixe tudo na mesma página

Crie uma pauta simples com tudo o que será analisado e os passos que serão dados na reunião. Se possível, determine tudo o que os participantes devem preparar para levar para a reunião (relatórios, projetos etc.).

 

A dica é centralizar todas essas informações em algum programa online (One Note, Evernote ou um documento no Google Drive) isso permitirá que todos os participantes tenham acesso à pauta, documentos, ata e até gravação da reunião em um lugar que possa ser rapidamente acessado e consultado.

 

Delegue tarefas

Já falei aqui no site sobre como delegar tarefas, mas vale reforçar um ponto: as pessoas só se sentem responsáveis por algo quando recebem uma tarefa específica e compreendem exatamente o que se espera delas. Por isso, determine o prazo, o responsável e o resultado esperado de cada ação a ser tomada após a reunião. E não se esqueça de checar o entendimento sobre o que foi solicitado e aquilo que a pessoa entendeu (às vezes, um simples feedback das tarefas assumidas pode evitar retrabalhos).

 

Faça reuniões nos dias mais improdutivos

Procure entender quais dias e horários da semana em que as pessoas estão menos sobrecarregadas e marque as reuniões nesses momentos. Uma ideia é marcar as reuniões nas segundas e terças à tarde, caso sua empresa trabalhe com metas semanais. Assim, as pessoas podem revisar suas pendências da semana anterior, se preparar para a reunião e ainda terão um bom tempo para executar as tarefas assumidas para aquela semana.

 

Evidencie os resultados de cada reunião

A grande maioria dos trabalhadores acreditam que reuniões são o principal fator de desperdício de tempo em suas empresas.

 

Essa percepção pode ser facilmente mudada se você enfatizar para a equipe que os resultados estão sendo alcançados graças aos constantes alinhamentos que vocês fazem durante as reuniões. Por isso, a cada nova reunião, indique os avanços e resultados obtidos desde o último encontro.

 

Gostou desse check list?

Conhece o nosso canal --> http://bit.ly/2CLC0YJ

 

 

 

 

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